Meilleures pratiques pour les intégrations de HubSpot avec Zapier

En tant que partenaires de HubSpot, nous avons découvert et mis en œuvre au fil des ans les meilleures pratiques pour les intégrations HubSpot avec Zapier. Et aujourd'hui, nous les partageons avec vous en utilisant l'un des projets que nous avons eu avec notre client Crossmedia.

Crossmedia est une société néerlandaise qui aide les éditeurs et les associations professionnelles à trouver des sponsors et des annonceurs pour les magazines professionnels, les sites web, les bulletins d'information en ligne et les conférences.

Lorsqu'ils nous ont contactés, ils voulaient que nous les aidions à tirer le meilleur parti de HubSpot. Ils l'utilisaient uniquement comme un outil de mailing et n'utilisaient que peu ou pas d'automatisation. Il était important de trouver quelqu'un qui puisse les guider, car sinon, ils auraient probablement abandonné HubSpot.

Nous les avons aidés à faire passer les informations de HubSpot à Scoro pour aider leurs services commerciaux à travailler plus efficacement. Avec la plateforme Zapier, vous pouvez intégrer HubSpot à de nombreux outils différents. Zapier vous propose des actions et des déclencheurs prédéfinis que vous pouvez utiliser dans votre intégration. Avec elle, vous pouvez résoudre de nombreux problèmes, mais seulement si elle est utilisée de la bonne manière.

BONNES PRATIQUES

1: Conserver les intégrations unidirectionnelles sur la plupart des propriétés

ZAPIER est un outil d'automatisation en ligne pour connecter vos applications et services entre eux. Il est conçu pour des scénarios de base, avec des intégrations unidirectionnelles, où un déclencheur dans un logiciel entraîne une action dans un autre. Il offre de nombreux avantages car il prend en charge de nombreux processus et vous aide à numériser votre travail quotidien ou répétitif grâce à un système motorisé.

Vous avez ici un exemple de synchronisation à sens unique entre Scoro et HubSpot. Zapier va fonctionner comme un médiateur entre les deux applications. Disons que vous utilisez Scoro pour gérer vos ventes, votre temps et vos projets. A côté de cela, vous utilisez HubSpot comme plateforme de marketing. Pour leur permettre de travailler sur les mêmes données et éviter un vide dans votre base de données. Lorsque vous créez une entreprise dans Scoro, cette entreprise doit également être créée dans HubSpot, et pour ce faire, vous pouvez utiliser Zapier. Sur cette plateforme, vous pouvez créer un flux de travail, sur la base duquel, chaque fois que vous ajoutez/créez une nouvelle entreprise sur Scoro, cela génère automatiquement l'équivalent sur HubSpot.

Cependant, vous pouvez rencontrer certains scénarios qui nécessitent des synchronisations bidirectionnelles. Par exemple, vous travaillez sur des fichiers qui doivent être partagés avec toutes les équipes. Vous pourriez vouloir avoir une synchronisation bidirectionnelle qui ajouterait les fichiers dans les deux systèmes, qu'ils soient ajoutés dans Scoro ou dans Hubspot. Bien sûr, vous pouvez être tenté d'utiliser Zapier pour vous aider à le faire. Ce n'est pas recommandé, car le maintien de la synchronisation bidirectionnelle est un cas déroutant. Ces actions doivent être évitées lorsque cela est possible ou limitées à quelques propriétés.


En effet, il y a de fortes chances que cela provoque une pollution des données et génère un coût plus élevé dans votre programme d'intégration. Nous vous recommandons de trouver un autre outil qui supporterait mieux la synchronisation bidirectionnelle, comme par exemple PieSync.

2: Utilisez les web hooks lorsqu'une action n'est pas disponible

Pour Crossmedia, nous avons intégré Scoro à Hubspot, en utilisant Zapier.
Certaines fonctionnalités n'étaient pas prises en charge par défaut pour Scoro, comme la réception d'une notification lorsque des données/contacts sont supprimés. Nous avons donc dû trouver un autre moyen de communiquer les informations à Zapier et, par extension, à HubSpot.

Cependant, Scoro pouvait faire des appels API vers les webhooks de Zapier. Nous avons mis en place un webhook Zapier, qui a rendu possible le flux suivant :

• Un contact a été supprimé dans Scoro,
• Zapier serait notifié par le biais de Webhooks, même si cela n'est pas officiellement pris en charge par le connecteur Scoro.
• Zapier informe HubSpot.

Il s'agissait d'un parfait exemple de situation où nous pouvions utiliser Zapier, même lorsqu'une action n'est pas prise en charge par défaut par l'application (Scoro). Si vous avez rencontré une situation similaire, c'est une solution que nous vous recommandons.

3: Mettre en place des processus permettant de contourner les limitations

Zapier présente certaines limites. Mais elles ne sont pas toutes irréversibles, et vous pouvez mettre en place certains flux de travail dans les systèmes eux-mêmes pour les contourner. Par exemple, lorsque nous avons intégré HubSpot à Scoro, nous avons rencontré le problème suivant : il n'est pas possible de supprimer un contact dans HubSpot à l'aide d'une action Zapier, et c'est quelque chose dont nous avions besoin. Pour résoudre ce problème, nous avons créé une liste HubSpot avec les contacts à supprimer, avec des mesures en place pour effacer systématiquement les enregistrements de ces listes. Cela signifie qu'ils peuvent directement supprimer un contact à l'aide d'une action Zapier sans modifier les données sur HubSpot.

4: Modifier les valeurs de la liste déroulante des propriétés HubSpot ou utiliser l'application de cartographie des clients.

Les propriétés sont utilisées pour stocker des données sur HubSpot et Scoro. Pour que cela reste réglementé, nous devions nous assurer que Zapier sache quelles propriétés il devait synchroniser sur HubSpot à partir de Scoro. Il existe deux solutions pour ce faire :

• S'assurer que toutes les propriétés avec des valeurs de liste déroulante dans Scoro avaient des valeurs internes correspondantes dans HubSpot. Zapier synchroniserait automatiquement les valeurs des champs reconnus. Mais vous devez vous assurer que vous avez les mêmes options dans les deux systèmes, sinon cela ne fonctionne pas.
• Vous pouvez indiquer à Zapier quels champs contiennent les mêmes propriétés sur HubSpot et Scoro en utilisant une application de mappage personnalisée.

5: Utiliser Zapier en combinaison avec d'autres outils

Vous devriez utiliser Zapier pour des itinéraires plus limités. Zapier est un outil convivial et facile à utiliser, avec lequel vous pouvez rapidement intégrer différentes applications ensemble pour les utiliser en même temps. En outre, lorsque vous rencontrez des scénarios plus complexes, la combinaison de deux outils ou plus est recommandée.

Par exemple, vous souhaitez intégrer un cas complexe sur Scoro-HubSpot, qui ne serait pas facilement pris en charge par Zapier. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers d'autres applications. Par exemple, Piesync prend en charge Scoro-HubSpot, vous pouvez donc regarder ce qu'ils proposent et voir si cela résout votre problème. Zapier est un outil fait pour tous ceux qui travaillent avec différentes applications au cours de leur journée, l'utilisation de Zapier est bien adaptée à la synchronisation à sens unique.

UTILISATION DE ZAPIER POUR INTÉGRER HUBSPOT À DIFFÉRENTS SYSTÈMES

Zapier est un excellent outil pour intégrer deux applications avec lesquelles vous travaillez. Grâce à lui, vous pouvez synchroniser les données d'un système à un autre et mieux soutenir le travail de vos équipes. Par exemple : lorsque nous avons commencé l'intégration pour Crossmedia de Scoro/HubSpot à Zapier, nous avons appris que l'outil ne pouvait pas tout supporter. D'un autre côté, Zapier est vraiment convivial et permet de gérer la plupart de vos flux de travail. Voici quelques bonnes pratiques que vous devriez appliquer afin de tirer le meilleur parti de Zapier.

• Utilisez-le pour des scénarios simples, avec des synchronisations unidirectionnelles. Zapier fonctionne mieux dans ce cas.
• Lorsqu'une action n'est pas disponible dans Zapier, vous pouvez trouver des solutions de rechange. L'utilisation de Webhooks en est une. Vous pouvez également travailler dans le cadre des fonctionnalités des systèmes que vous intégrez.
• Assurez-vous que les données sont bien cartographiées.
• Utilisez d'autres outils si Zapier ne prend pas en charge tous vos scénarios.

CONCLUSION

Chez Elixir Solutions, nous nous assurons de mettre notre expertise au service des besoins de nos clients. Notre objectif est d'offrir un service de qualité de la manière la plus abordable et la plus efficace. Comme vous pouvez le lire dans ce cas client, nous recherchons une solution pour chaque bogue et parvenons à les résoudre un par un. Notre point final est de vous laisser travailler, vous et votre entreprise, avec un logiciel automatisé qui s'adapte à vos habitudes quotidiennes et le soutien nécessaire à l'entreprise