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Une entreprise de logiciels repense ses processus de vente

Adifo est une société de logiciels agissant dans l’industrie de niche des fabricants de denrées alimentaires et d’aliments pour animaux. Avec une présence mondiale et une position de leader dans leur secteur, leurs processus de vente s’appuient sur leurs directeurs des ventes et leurs revendeurs pour avoir une présence dans toutes les régions du monde.

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[FR] CC - Adifo

Contexte

Ils ont remarqué que leurs directeurs des ventes se concentraient principalement sur la vente incitative de produits aux clients actuels plutôt que sur la recherche de nouveaux prospects. Pour passer à l’échelle, ils doivent changer cet état d’esprit et ils nous ont contactés pour voir comment nous pourrions les aider à encourager la recherche de nouveaux prospects.


Tout d’abord, nous avons évalué la situation actuelle pour analyser les défis auxquels ils étaient confrontés et il est rapidement apparu que leur service commercial était confronté à 4 défis principaux:

  • Pas de base de données CRM commune
  • Absence de processus de vente standardisé
  • Urgence : processus d’affectation des leads trop long
  • Pas de vue à 360° sur les clients (pas d’accès aux tickets ou aux actions marketing)

Il a alors été décidé de mettre en place HubSpot comme une plate-forme qui réunirait tous les départements en contact direct avec les clients pour rassembler toutes les données au même endroit et gagner en efficacité.

Nous avons décidé de commencer par l’équipe commerciale en définissant un processus de vente standardisé et en mettant en place une configuration de base personnalisée de HubSpot qui les accompagnerait dans cette transition.


 

Ce que nous avons fait

Gestion des données 

La base de données d’Adifo a été construite pendant plusieurs années, et comme beaucoup de bases de données, elle comportait de nombreux doublons et incohérences.

Nous avons commencé par un exercice de gouvernance des données pour concevoir des processus de meilleures pratiques sur la façon de traiter les données commerciales. Après cela, nous avons commencé par nettoyer les données avant de les télécharger dans HubSpot. Nous avons ensuite utilisé la procédure ETL (extraction, transformation et chargement) : l’extraction a été effectuée par Adifo, la transformation a été effectuée ensemble pour transformer les champs et les valeurs en champs HubSpot corrects et Elixir a chargé les informations dans HubSpot

 

Rationaliser le processus de vente

La première étape consistait à décider des étapes de transaction qui composeraient le processus de vente et seraient utilisées par tous les directeurs des ventes chez Adifo. Comme les processus de transaction peuvent prendre jusqu’à un an, cela aidera à garder une vue d’ensemble de tous les processus en cours et de la nécessité d’un suivi de chacun d’eux. En outre, cela aidera également le directeur des ventes à avoir un aperçu rapide de toutes les affaires en cours.

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Automatiser le transfert des leads

Lorsque vous souhaitez générer de nouvelles affaires en chassant, il est crucial d’avoir un suivi étroit des prospects entrants. Malheureusement, le transfert marketing pourrait être assez lent car un nouveau prospect pourrait prendre jusqu’à 1 semaine pour être transféré. Il était alors prioritaire d’aider l’équipe marketing à le livrer plus rapidement. Le nombre de nouveaux leads était trop faible pour justifier une qualification par le marketing. Il a donc été décidé d’avoir une affectation automatique des leads aux directeurs des ventes. Cela a été fait via une affectation automatique basée sur le pays et la région.

 

Configurer des automatisations pour gagner en efficacité

Sur la base du processus de vente, il a également été décidé de créer une automatisation pour faciliter la vie des directeurs des ventes.


  • Modèles d’email pour joindre les contacts dans différentes situations (après un premier appel, pour suivre des réunions ou pour suivre un devis)
  • Modèles de rapports pour une standardisation des rapports de réunion
  • La possibilité de créer des tâches automatisées créées lors de l’envoi d’un email
  • ....

 

Assurer une vue à 360° sur les clients

Comme indiqué précédemment, il était important que les directeurs des ventes aient accès à toutes les interactions des contacts avec Adifo, du marketing à la partie service.

L’équipe marketing utilisait déjà HubSpot pour envoyer des e-mails et en rejoignant HubSpot, l’équipe commerciale est désormais en mesure de voir tout le contenu marketing que le prospect a vu. En outre, ils ont également accès à leurs visites sur le site Web. D’autre part, le marketing a accès aux données de vente, ce qui leur permet d’avoir des campagnes ciblées basées sur celles-ci.

L’une des plus grandes demandes était d’avoir accès aux billets que les clients ont enregistrés au cours des derniers mois. Adifo prévoit de déplacer son système de tickets de Freshdesk à HubSpot dans les mois à venir, mais tout ne peut pas être fait en même temps. Nous avons donc proposé l’alternative de construire une intégration temporaire de leur plate-forme Freshdesk avec HubSpot pour donner immédiatement accès aux anciens tickets aux responsables commerciaux.

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Des questions sur HubSpot sales? Visionnez notre FAQ en replay:

Améliorations réalisées 

Le service des ventes est maintenant sur la bonne voie pour commencer à chercher de nouveaux clients.

Améliorer la gouvernance des données et le nettoyage de la base de données : la mise en place d’un nouveau CRM est toujours un bon timing pour améliorer les processus de gouvernance des données et nettoyer la base de données contacts et clients. Ils ont maintenant une base de données propre et peuvent compter sur HubSpot pour détecter les doublons dans leur système grâce à un contrôle de santé régulier.

Gain de réactivité : Les leads sont désormais immédiatement transférés au responsable commercial concerné qui peut les contacter directement.

Gain d’efficacité : la standardisation et l’automatisation des différentes tâches permet aux responsables commerciaux d’avoir une vision claire de leur pipeline, d’organiser leur journée en fonction des tâches qu’ils ont et de gagner du temps en évitant les tâches administratives.

Alignement du parcours client : en ayant une vue à 360° sur le client, les responsables commerciaux peuvent leur livrer le meilleur contenu en fonction du contenu qu’ils ont déjà vu. En outre, ils savent également à l’avance s’ils ont enregistré un ticket et sont ensuite prêts à en discuter lors de l’entrée dans une conversation.

Meilleurs rapports : Avant HubSpot, Adifo n’avait pas une vision claire des pipelines de vente car il n’y avait pas de processus de vente standardisé. Avec un processus standardisé et toutes les activités enregistrées dans HubSpot, il est alors beaucoup plus facile pour le directeur des ventes d’avoir une vue d’ensemble des transactions et des activités de l’équipe.

 

PROCHAINES ÉTAPES

Maintenant que l'équipe de vente a commencé à utiliser l'outil et à se sentir à l'aise avec celui-ci, les prochaines étapes consistent à le déployer auprès des agents dans le monde entier. Ensuite, nous améliorerons les processus de marketing et, grâce à l'expérience acquise au cours des premiers mois, nous irons plus loin dans l'optimisation et l'accélération des processus de vente.

 

Découvrez notre webinaire sur la vente à distance en replay: 

 

 

 

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