6 questions fréquemment posées au sujet de HubSpot Sales ET

Nos prospects nous posent fréquemment plusieurs questions sur HubSpot Sales Hub lors des premiers appels. Par exemple, "Quelle est la meilleure façon de générer des rapports de visite dans HubSpot ?", "Est-ce que HubSpot s'intègre à ma messagerie et à mon calendrier ?", "Dois-je intégrer HubSpot à mon système de back-office ERP" ? Continuez à lire si vous voulez connaître les réponses à ces questions ! 

1) QUELLE EST LA MEILLEURE FAÇON DE CRÉER DES RAPPORTS DE VISITE DANS HUBSPOT ?

De nombreux clients considéraient la saisie des notes de réunion comme un défi de taille. Pourquoi ? Parce que les notes sont directement ajoutées à la réunion qui serait envoyée à tous les participants. Comme ce n'est pas le but, ils ont dû utiliser l'outil Notes ou enregistrer une deuxième réunion, ce qui a posé des problèmes en termes de rapports. 

Mais nous avons de bonnes nouvelles ! Ces dernières semaines, HubSpot a annoncé une nouvelle fonctionnalité : La section Notes d'équipe. Cela signifie que vous pouvez facilement enregistrer vos notes de visite directement sur la réunion. Ce que nous vous conseillons ici, c'est d'utiliser un snippet, qui est un bloc de texte prédéfini qui vous donne une structure dans vos notes. 

Si vous ajoutez quelque chose dans la "description du participant", il sera envoyé à tous les participants. Mais vous pouvez désormais ajouter des notes dans la rubrique "Notes de l'équipe", que seule votre équipe verra. Ces informations sont également directement visibles dans la réunion elle-même. 

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2) QUELLE EST LA MEILLEURE FAÇON D'EFFECTUER UN APPEL DE VENTE GUIDÉ/SCÉNARISÉ ?

Vous recherchez essentiellement une homogénéité dans vos appels à des fins de vente. Cela dépend de l'orientation/liberté que vous voulez donner à votre équipe. Vous avez accès à 2 outils différents dans HubSpot : les playbooks et les snippets. Les playbooks donnent un haut niveau d'orientation, ce qui est utile pour les juniors et pour les conversations techniques. Les snippets, en revanche, sont moins guidés. C'est pourquoi ils sont plus intéressants pour les vendeurs expérimentés.

Playbooks

Au début, le but d'un playbook était d'obtenir toutes les informations nécessaires sur le client. Maintenant, vous voulez qu'il suive un questionnaire auquel vous pourrez répondre par du texte libre ou des réponses prédéfinies. Ce qui est très intéressant dans les playbooks, c'est que vous pouvez recueillir automatiquement certaines propriétés. Il y a une limitation dans HubSpot, vous ne pouvez l'utiliser que si vous avez une offre Enterprise. 

Snippets 

Si vous voulez quelque chose de moins guidé, vous pouvez utiliser les snippets. Cela vous donne beaucoup de liberté (par exemple, sauter/ajoutez une section), et c'est disponible dans tous les plans HubSpot. 

3) HUBSPOT S'INTÈGRE-T-IL À MA MESSAGERIE ET À MON CALENDRIER ?

Email

HubSpot dispose de trois intégrations natives de messagerie électronique : Office 365, Gmail et Exchange (encore en version bêta). Au sein des intégrations natives, vous disposez de certaines fonctionnalités : 

• Consigner et suivre les courriels
• Accès direct aux séquences, aux modèles, aux documents et aux liens vers les réunions.
• Option d'envoi ultérieur
• Panneau latéral avec informations de contact

Si vous utilisez un autre fournisseur de services de messagerie, il se peut que vous ayez certaines restrictions. Vous devrez utiliser l'intégration IMAP qui vous permet d'enregistrer les e-mails, de disposer d'une option d'envoi ultérieur et d'avoir accès aux séquences, aux documents et aux modèles. Vous ne pouvez pas assurer le suivi des e-mails ni voir le panneau latéral contenant les informations de contact.

Il y a aussi le cas spécifique d'Apple Mail. Si vous voulez enregistrer vos emails, vous devrez le faire manuellement via l'adresse bcc : [HUBID]@bcc.hubspot.com et l'adresse de transfert [HUBID]@forward.hubspot.com.

Calendar

Vous pouvez également intégrer votre calendrier à l'aide d'un module complémentaire distinct. Que permet cet add-on ? Il permet d'avoir une synchronisation bidirectionnelle entre votre calendrier personnel et HubSpot. Lorsque vous réservez une réunion dans HubSpot, elle est directement transférée dans votre calendrier personnel. Si vous réservez une réunion dans votre calendrier personnel avec un contact qui existe déjà dans HubSpot, elle sera automatiquement enregistrée dans HubSpot. 

Ce module complémentaire vous donne également accès au lien de la réunion. Lorsqu'un client réserve une réunion via le lien de réunion, celle-ci sera directement réservée dans HubSpot et dans votre calendrier personnel en même temps. 

4) DOIS-JE INTÉGRER HUBSPOT À MON SYSTÈME BACKOFFICE (SYSTÈME ERP) ?

Notre conseil est de n'intégrer que les données essentielles, car plus vous intégrez, plus c'est complexe. Les objets typiques que nous intégrons habituellement avec les systèmes ERP sont les entreprises, les contacts, les transactions de vente, les tickets et d'autres objets en fonction de votre activité. 

DIFFÉRENTS TYPES DE SYNCHRONISATIONS

SOCIÉTÉS

Si vous cherchez une intégration ERP avec HubSpot, c'est le point de départ pour intégrer les entreprises. Beaucoup de nos clients demandent une synchronisation bidirectionnelle, mais nous ferons toujours une synchronisation unidirectionnelle entre votre ERP et HubSpot. Pourquoi ? Parce que c'est plus sûr en termes de gouvernance des données (vous voulez éviter d'avoir des doublons dans votre ERP). Lors de la création d'entreprises dans votre ERP, vous devrez saisir manuellement les informations logistiques, financières, etc.

Contacts

Si vous êtes intéressé par l'intégration de contacts, vous devez d'abord y réfléchir, car ce n'est pas toujours utile. Les données de contact sont souvent très différentes entre votre ERP (contacts de livraison, de facturation) et votre CRM (contacts commerciaux). Parfois, il est pertinent d'intégrer les contacts. Par exemple : lorsque le devis doit être créé dans le back-office. 

Sales transactions

Il y a deux raisons pour lesquelles vous souhaitez intégrer les transactions de vente. La première est lorsque vous souhaitez mener des actions de marketing sur la base des données de vente. Par exemple, si vous êtes une entreprise de meubles et que vous voulez contacter tous les clients qui ont acheté des meubles d'extérieur l'année dernière, vous aurez besoin des données de vente pour cibler ces clients. 

Il en va de même si vous souhaitez obtenir le retour sur investissement (ROI) de vos actions de marketing. Si vous voulez relier les données de la campagne aux données de vente pour voir quelles actions de marketing ont apporté des affaires.

Mais de quel type de données de vente avez-vous besoin ? Parce que l'intégration des commandes de vente peut être complexe. Parfois, l'envoi d'indicateurs clés de performance peut suffire. Par exemple, certains clients souhaitent que toutes les factures soient envoyées via le CRM, mais en réalité, lorsqu'un représentant commercial se rend chez ses clients, il a surtout besoin du solde global, et non de toutes les factures.

Tickets

Si les tickets sont gérés par le back-office dans l'ERP, les vendeurs doivent être au courant des tickets ouverts lorsqu'ils appellent ou visitent les clients.

5) DOIS-JE UTILISER LA FONCTIONNALITÉ DES DEVIS HUBSPOT OU UN ADD-ON EXTERNE ?

HubSpot a beaucoup amélioré son système de devis. Nous pensons qu'il sera encore amélioré dans les mois à venir. Pour l'instant, le système de devis de HubSpot présente les avantages suivants : toutes les informations sur l'acheteur sont pré-remplies, les informations de la bibliothèque de produits sont utilisées, une personnalisation de base est disponible, un système d'approbation et une signature électronique. Il existe également une nouvelle fonctionnalité : vous pouvez disposer de modèles personnalisables, mais vous aurez alors besoin de l'aide d'un développeur.

Mais si vous avez besoin d'une fonctionnalité plus avancée, il existe deux options. La première est une personnalisation plus poussée sans codage. Cela signifie que vous utiliserez un module complémentaire externe comme Pandadoc. Ils ont beaucoup de fonctionnalités avancées telles que le tableau des prix. Mais si vous avez besoin d'informations très spécifiques qui se trouvent dans votre ERP, comme des remises automatiques, des frais d'expédition, etc., nous vous conseillons de continuer à créer des devis dans le système ERP de back-office. Nous vous conseillons de continuer à créer des devis dans le système ERP du back-office. Vous pourrez ensuite les envoyer en tant que pièce jointe ou document dans HubSpot. Dans ce cas, vous pouvez voir quand vos clients ont ouvert le document et combien de temps ils y ont consacré. 

6) EST-IL RECOMMANDÉ D'UTILISER L'OUTIL DE REPORTING DE HUBSPOT OU UN OUTIL DE REPORTING EXTERNE ?

HubSpot s'est amélioré dans ce domaine. Vous avez beaucoup d'options dans la bibliothèque de rapports (plus de 160 rapports pré-remplis). Vous pouvez également créer votre propre rapport personnalisé. Avec tous ces rapports, vous disposez d'une option de filtrage et d'une option d'analyse descendante. 

Dans certains cas, un système de BI peut être utile.

• Rapports détaillés par tranches et par éléments et rapports détaillés entre objets.
• Rapport sur les données provenant de plusieurs systèmes

Mais gardons un œil sur les améliorations de HubSpot dans les mois à venir !

Le 11 mars 2021, nous avons organisé un webinaire autour de ce sujet. Au cours de ce webinaire, notre consultante CRM Nadège vous montre comment utiliser un playbook, des snippets, et vous donne d'autres informations pertinentes sur les FAQ.